1С:Государственные и муниципальные закупки

Программный продукт «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» обеспечивает автоматизацию всех этапов подготовки и размещения заказа на закупку товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд.
Программа предназначена для применения:

• главными распорядителями, распорядителями и получателями бюджетных средств, выступающими в роли государственных (муниципальных) заказчиков;
• органами государственной и муниципальной власти, уполномоченными органами, осуществляющими функции по размещению заказа;
• специализированными организациями — юридическими лицами, которые привлекаются заказчиками или уполномоченными органами для осуществления функций по размещению заказа;

Внедрение программного продукта «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» позволит оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения торгов — и для специалиста, готовящего документацию по проведению торгов, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников размещения заказа.
Систематизация данных в виде структурированных документов и многократное использование занесенной в систему информации позволят снизить объем операторской нагрузки и повысить качество подготавливаемых документов. А это, в свою очередь, снизит сложность внесения изменений в готовую документацию (конкурсную, аукционную и т. д.).
Применение программы «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» поможет избежать ошибок на этапе формирования документации и проводить процедуры размещения заказов с учетом всех требований законодательства.

Функциональные возможности
Справочник продукции
В системе предусмотрено формирование собственного иерархического справочника (классификатора) товаров, работ и услуг «Продукция» с описанием характеристик и потребительских свойств.
Можно вести учет закупаемой продукции разрезе кодов общероссийских классификаторов ОКП и ОКДП, а также в разрезе кодов классификатора «Номенклатура продукции для государственных и муниципальных нужд». Последний разрабатывается Министерством экономического развития России.
Данные возможности обусловлены тем, что в настоящее время заказчикам в соответствии с действующим законодательством приходится использовать классификаторы, не согласованные между собой. Так, например, ведение реестра государственных контрактов необходимо осуществлять на основе общероссийского классификатора продукции (ОКП). Формирование сводных прогнозов объемов продукции, закупаемой для государственных и муниципальных нужд, осуществляется на классификатора «Номенклатура продукции для государственных и муниципальных нужд». Однако, классификатор ОКП не содержит перечня работ и услуг, а классификатор «Номенклатура продукции для государственных и муниципальных нужд» до сих пор не утвержден. Таким образом, действующих в настоящее время классификаторов недостаточно для того, чтобы в полной мере систематизировать закупаемую продукцию. Перечень товаров, закупка которых может производиться путем проведения аукциона, ограничен определенными кодами общероссийского классификатора видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП). Поэтому наиболее эффективно для классификации продукции использовать и классификатор ОКП, и классификатор ОКДП.
Использование классификаторов для идентификации продукции необходимо для формирования различных форм отчетности в разрезе определенных групп и видов продукции. Однако на практике использование классификаторов ОКП, ОКДП и «Номенклатура» не всегда удовлетворяет потребностям заказчика: отсутствие необходимых групп для классификации видов продукции с целью формирования по таким группам необходимой отчетности. Для преодоления указанного выше ограничения в справочнике продукции предусмотрена возможность сбора продукции по группам. Формирование групп осуществляется пользователями самостоятельно.
Для удобной работы пользователя при больших объемах вводимой информации предусмотрено два режима ввода данных о закупаемой продукции — непосредственно в справочнике «Продукция» и при заполнении документов системы.
Поскольку в программе одновременно могут вести учет закупок товаров, работ и услуг несколько государственных и муниципальных заказчиков, предусмотрена возможность настройки видимости данных справочника «Продукция» для пользователей. Ограничение данных производится по учреждению, к которому относится пользователь системы. Например, пользователю конкретного учреждения могут быть доступны данные, введенные пользователями только данного учреждения, или данные введенные пользователями других учреждений.
Реализована возможность настройки прав пользователей на редактирование (модерирование) данных справочника.
Подготовка и размещение заказа
Программный продукт «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует основные способы размещения заказа на закупку товаров, работ и услуг для государственных и муниципальных нужд:

• путем проведения открытого конкурса;
• путем проведения открытого аукциона;
• путем запроса котировок;

В системе можно отразить все этапы размещения заказа — от создания комиссии (конкурсной, аукционной, котировочной), до формирования пакета документации и публикации в средствах массовой информации.
Информация о проводимых закупках вводится в систему в четко структурированном виде с использованием электронных документов и фиксируется в журнале закупок.
В системе реализован механизм, позволяющий формировать лоты конкурса или аукциона путем объединения нескольких лотов. Предусмотрено три варианта объединения лотов:

• Объединение одноименных лотов — производится объединение лотов, имеющих одинаковые наименования;
• Объединение подобных лотов — производится объединение лотов, которые имеют совпадающие значения параметров, например, наличие преференций или закупка у субъектов малого предпринимательства и др. Параметры, по которым система производит поиск лотов для объединения, задаются пользователем;
• Объединение выбранных лотов — производится объединение лотов, выбранных пользователем;

При формировании лотов конкурса или аукциона заказчиком либо уполномоченным органом может возникнуть потребность в объединении продукции. Например, когда конкурс проводится на основании поступивших главному распорядителю заявок от подведомственных ему учреждений, содержащих одноименную продукцию. Для решения такой задачи в системе реализован механизм объединения продукции.
Объединение одноименной продукции производится в рамках одного лота конкурса (аукциона) и может происходить

• по решению пользователя;
• в автоматическом режиме;

Объединение продукции в автоматическом режиме производится при проведении операции объединения лотов в случае, когда объединенный лот включает одноименную продукцию. При этом пользователь может отказаться от проведения операции объединения.
Также в системе предусмотрена возможность перемещения продукции между лотами конкурса (аукциона). При этом при переносе продукции автоматически пересчитывается цена лотов.
Механизмы объединения и переноса продукции, реализованные в «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» позволят государственному заказчику или уполномоченному органу, оптимальным образом сформировать предмет закупки.
Для идентификации этапа, на котором в текущий момент находится та или иная закупка (соответствующий ей электронный документ), в программе реализована система состояний. При этом переход между состояниями производится в двух режимах:

• по решению пользователя — например, на стадии согласования и утверждения конкурсной документации, публикации информации о закупке на сайте и др;
• автоматически — при регистрации в системе различных протоколов (вскрытия заявок, рассмотрения заявок и т. д.) и их проведении;

Всю необходимую документацию

• извещение о проведении конкурса;
• извещение о проведении аукциона;
• извещение о проведении запроса котировок;
• конкурсная документация;
• документация об аукционе;

можно сформировать в системе автоматически на основании введенных данных. Формирование документации производится с помощью системы отчетов в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtfи др.
Для каждого типа документа — будь то извещение или конкурсная документация, применяются встроенные шаблоны. Шаблоны являются настраиваемыми, то есть пользователь всегда может определить порядок отражения информации так, как это ему требуется. При этом система автоматически рассчитывает параметры формирования отчетов и предлагает пользователю наиболее оптимальный вариант.
Подобный механизм позволяет сократить время на подготовку качественной документации, поскольку сформированные в автоматическом режиме печатные документы не требуют дополнительной доработки пользователем.
Предварительный отбор и выбор поставщика
Программный продукт «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» автоматизирует регистрацию заявок, поданных участниками размещения заказа на участие в конкурсе, аукционе или запросе котировок.
По каждой заявке участника можно ввести всю необходимую информацию — сведения об участнике, предоставленных в составе заявки документах, предлагаемой продукции с указанием её функциональных характеристик и цены и др.
Предусмотрена регистрация изменений, вносимых в заявки участников размещения заказа, а также регистрация отзывов заявок.
В системе реализован механизм рассмотрения заявок участников на соответствие установленным требованиям. В частности можно произвести детализированное рассмотрение заявки на:

• наличие требуемых документов;
• соответствие предоставленных документов требованиям;
• соответствие условий исполнения контракта, предложенных участником и являющихся критериями оценки, требованиям заказчика;

В системе реализован набор аналитических отчетов, данные которых могут использоваться комиссиями на этапах рассмотрения и оценки заявок участников размещения заказа. Для каждой заявки участника можно посмотреть предварительные решения, сформированные системой автоматически на основании введенных данных.
Для количественных критериев оценки заявок участников размещения заказа, установленных в конкурсной документации, расчет бальных оценок производится системой автоматически.
Оценка заявок участников размещения заказа по не численным критериям осуществляется путем отражения в программе баллов, выставленных членами комиссии и экспертами по каждому критерию.
Присвоение мест заявкам участников размещения заказа производится автоматически.
Для отражения в системе проведения торгов в форме открытого аукциона, предназначено автоматизированное табло аукциона. Табло отражает информацию об объявленной цене, шаге аукциона, а также данные о последнем и предпоследнем предложениях, поступивших от участников аукциона. Все ставки, сделанные участниками аукциона, фиксируются в системе.
Для отражения результатов работы комиссии в системе реализованы все виды протоколов
Конкурс

• Протокол вскрытия заявок;
• Протокол рассмотрения заявок;
• Протокол оценки;

Аукцион

• Протокол рассмотрения заявок;
• Протокол проведения аукциона;

Запрос котировок

• Протокол рассмотрения и оценки;

Протоколы можно сформировать в печатном виде автоматически. При этом их формирование производится в виде отдельных файлов в формате word-xml, которые можно сохранить в любой нужный формат — .doc, .rtfи др.
Для формирования протоколов используется механизм настраиваемых шаблонов, набор которых может быть расширен исходя из потребностей пользователей.
Система состояний
В программном продукте «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» реализованы принципы конвейерной обработки и применяется система состояний документов.
Система состояний предназначена для возможности идентификации этапа, на котором в текущий момент находится та или иная закупка (согласование, утверждение, публикация, рассмотрение и т. д.).
Возможности программы позволяют:

• Упорядочить процесс визирования и согласования документов;
• Производить переход между состояниями, как в автоматическом режиме, так и по решению пользователя;
• Производить контроль корректности заполнения документа при смене состояния;
• Привязать операции, производимые с документом, к определенным состояниям;
• Выполнять различные действия при выполнении перехода между состояниями;
• Производить настройку системы состояний под требования пользователей;
• Пользователям системы с правами администратора предоставлен механизм настройки системы состояний под потребности конкретного пользователя;

Контроль документов
Для уменьшения количества ошибок, допускаемых при вводе данных, и связанных с большими объемами вводимой информации и сложной структурой документов, в программе реализован механизм контроля документов.
Контроль можно выполнять в автоматическом режиме (при смене состояний документа) или принудительно по инициативе пользователя. В первом случае, процедура контроля будет вызываться при изменении состояния документа (переходе в другое состояние).
Для информирования пользователя о случаях обнаружения системой некорректно введенных данных в программу включена система уведомлений. Так, если пользователь указал сроки проведения процедуры, с превышением пределов регламентированных законом, или не заполнил обязательные реквизиты документа, на экран будет выведено окно со списком ошибок. При этом, щелкнув по строке, содержащей описание ошибки, можно перейти непосредственно к тому реквизиту документа, при заполнении которого была допущена ошибка.
Загрузка классификаторов
Программа предусматривает загрузку справочников и классификаторов

• бюджетных классификаторов (доходы, расходы, КОСГУ источники финансирования дефицита бюджета);
• ОКП (общероссийский классификатор продукции);
• ОКДП (общероссийский классификатор экономической деятельности, продукции и услуг);
• ОКЕИ (общероссийский классификатор единиц измерения);
• классификатора БИК (справочник банковских идентификационных кодов участников расчетов на территории Российской Федерации);
• адресных классификаторов ФНС;

Дальнейшее развитие
В течение 2009 года программное решение «1С: Государственные и муниципальные закупки 8» планируется дополнить следующими функциональными возможностями:

• Автоматизация отдельных видов торгов — закрытый конкурс, запрос котировок в целях оказания гуманитарной помощи либо ликвидации последствий ЧС;
• Web-портал, реализующий следующий функционал:
  • доска объявлений — отражение информации о проводимых процедурах размещения заказа (сроки проведения, способ размещения заказа, предмет закупки и т. д.);
  • возможность получения с сайта пакета конкурсной документации (документации об аукционе и др.);
  • ввод информации о заключенных заказчиками по итогам проводимых торгов государственных и муниципальных контрактах;
  • формирование реестр государственных и муниципальных контрактов;
• Поддержка публикации извещений о проведении торгов (конкурса, аукциона, запроса котировок) и протоколов на сайте в автоматическом режиме;
• Регистрация контрактов, заключаемых по итогам проведения торгов, а также формирование реестра контрактов;
• Функциональный модуль планирования и формирования графика закупок, в т. ч.:
  • Сбор и регистрация заявок заказчиков;
  • Автоматическое формирование сводной заявки на закупку товаров, работ и услуг на основании заявок нескольких заказчиков;
  • Автоматическое формирование лотов конкурса и аукциона на основании данных заявок заказчиков;